Negocjacje z organizacjami zbiorowego zarządzania – strategia i przygotowanie

Relacje z organizacjami zbiorowego zarządzania stanowią jedno z kluczowych wyzwań dla każdego operatora. Nie jest to jedynie kwestia regulowania opłat, ale skomplikowany proces wymagający dogłębnej analizy podstaw prawnych, stawek oraz potencjalnych konsekwencji. 

Prawidłowo zaplanowany i przeprowadzony proces negocjacyjny pozwala nie tylko zoptymalizować wysokość obciążeń, ale również zabezpieczyć działalność operatora przed nieprzewidzianymi roszczeniami w przyszłości.

Krok 1: Fundamenty – audyt i przygotowanie wewnętrzne

Skuteczne negocjacje rozpoczynają się na długo przed pierwszym spotkaniem z przedstawicielem organizacjami zbiorowego zarządzania (OZZ). Kluczowe jest tu kompleksowe przygotowanie, które tworzy solidną podstawę dla dalszych rozmów.

Nasze działania w tym obszarze obejmują:

• Szczegółowy audyt posiadanych umów – zarówno tych zawartych z OZZ, jak i kluczowych umów z nadawcami oraz dokumentacji abonenckiej (regulaminów, cenników). Pozwala to na identyfikację potencjalnych ryzyk i obszarów do optymalizacji.

• Dostosowanie struktury świadczonych usług – rekomendujemy m.in. niełączenie różnych usług pod jedną pozycją na fakturze oraz precyzyjne wyszczególnienie poszczególnych rodzajów programów (np. lokalnych, premium, FTA, w tym must carry/must offer). Przychody z ich udostępniania mogą nie wchodzić do podstawy naliczania wynagrodzenia z tytułu reemitowania.

• Utworzenie rezerw finansowych i archiwizacja dokumentacji – na wypadek ewentualnego sporu, kluczowe jest posiadanie rezerw na pokrycie roszczeń (reemisja plus VOD) oraz przechowywanie archiwalnej dokumentacji, która może stanowić materiał dowodowy.

Krok 2: Opracowanie dedykowanej strategii negocjacyjnej

Po zakończeniu etapu przygotowawczego, opracowujemy dedykowaną strategię negocjacyjną. Uwzględnia ona indywidualną sytuację klienta i zakłada przyjęcie jednej z dwóch postaw:

• Postawa proaktywna – polegająca na samodzielnym zainicjowaniu rozmów z OZZ w celu uregulowania statusu prawnego.

• Postawa reaktywna – polegająca na przygotowaniu się na zgłoszenie ze strony OZZ i posiadaniu gotowych argumentów oraz propozycji.

Krok 3: Przebieg negocjacji i dostępne ścieżki prawne

Proces negocjacji z OZZ podlega określonym ramom prawnym. Organizacja jest zobowiązana do zawarcia umowy z użytkownikiem i może odmówić tego jedynie z ważnej przyczyny.

Oferta OZZ i wymiana informacji: na wstępnym etapie strony zobowiązane są przekazać sobie wszystkie informacje niezbędne do zawarcia umowy. OZZ, składając ofertę, powinna wskazać pozycję z tabeli prawomocnie zatwierdzonej przez Komisję Prawa Autorskiego lub sąd. Jeżeli OZZ takiej tabeli nie posiada (nie wystarczy tabela zatwierdzona jedynie wewnętrznie przez zarząd OZZ), to ma obowiązek szczegółowo uzasadnić wysokość proponowanego wynagrodzenia, uwzględniając kryteria ustawowe (m.in. wysokość wpływów osiąganych z korzystania).

Negocjacje w dobrej wierze: nieprzyjęcie pierwszej oferty przez operatora jest równoznaczne z rozpoczęciem negocjacji w dobrej wierze.

Brak porozumienia i mediacja: jeżeli negocjacje zakończą się brakiem porozumienia, istnieje możliwość skierowania sporu do rozwiązania przez Komisję Prawa Autorskiego. Należy pamiętać, że niezasadna odmowa poddania się mediacji może skutkować obciążeniem strony kosztami ewentualnego procesu sądowego.

Celem negocjacji jest zawarcie umowy, która precyzyjnie określi kluczowe elementy, takie jak:

• stawki i podstawa ich naliczania (chyba że istnieje prawomocnie zatwierdzona tabela);

• wskazanie, za co dokładnie operator płaci, co determinuje potrzebę zawierania kolejnych umów z innymi OZZ;

• skutek rozliczenia i zapłaty, w tym akceptację rozliczeń za okresy wcześniejsze;

• zamknięty katalog informacji i dokumentów przekazywanych OZZ.

Dotkliwe konsekwencje braku umowy

Uwaga! Brak umowy z OZZ może skutkować nałożeniem dotkliwych sankcji. Jedną z nich jest obowiązek zapłaty dwukrotności stosownych opłat licencyjnych, gdy wymagana jest zgoda na reemisję. Przy tantiemach natomiast istnieje ryzyko obowiązku zapłaty jednokrotności wynagrodzenia. Obowiązek zapłaty rozciąga się także na okresy przeszłe, gdy nie mieliśmy umowy (w granicach przedawnienia).

Krok 4: Kluczowe taktyki negocjacyjne w praktyce

W ramach opracowanej strategii wykorzystujemy szereg narzędzi prawnych i taktyk negocjacyjnych, aby zabezpieczyć interesy naszych klientów. Należą do nich:

• Precyzyjne określenie podstawy naliczania wynagrodzeń i żądanie od OZZ szczegółowego uzasadnienia dla proponowanych stawek. Samo powołanie się na tabelę niezatwierdzoną przez KPA lub sąd jest niewystarczające.

• Zarządzanie ryzykiem prawnym poprzez dokonywanie płatności z zastrzeżeniem zwrotu, co pozwala na odzyskanie środków w przypadku korzystnego rozstrzygnięcia sporu.

• Ograniczenie zakresu przekazywanych informacji i dokumentów wyłącznie do danych niezbędnych do zawarcia umowy, chroniąc tym samym tajemnice handlowe przedsiębiorstwa.

• Powoływanie się na trzyletni okres przedawnienia roszczeń, co pozwala na ograniczenie ewentualnych zobowiązań za okresy historyczne.

• Aktywne wykorzystywanie dostępnych ścieżek rozwiązywania sporów, w tym składanie wniosków o mediacje do Komisji Prawa Autorskiego.

Jak widać, prowadzenie negocjacji z OZZ to proces złożony, jednak świadome i strategiczne podejście pozwala na osiągnięcie korzystnych warunków oraz zapewnienie stabilności i bezpieczeństwa prawnego prowadzonej działalności.

Przeczytaj także: AI ACT obowiązki

➡️Zachęcamy do zapisania się  na nasz biuletyn 📩

📣W biuletynie KPM eksperci przedstawiają aktualności ze świata rynku mediów i podpowiadają jak przygotować się na zachodzące zmiany.