Sygnaliści. Przedsiębiorco, sprawdź, co musisz przygotować!

W Twojej firmie pracuje powyżej 50 osób, licząc każdą formę zatrudnienia? Czy wdrożyłeś już w swojej firmie obowiązkowe procedury dla sygnalistów? Sprawdź, jak zrobić to dobrze!

Kim jest sygnalista?
Sygnalista to osoba, która alarmuje o naruszeniach prawa i ma do tego uzasadnioną podstawę. Tłumacząc z języka angielskiego, sygnalista to dosłownie „osoba dmuchająca w gwizdek” albo „demaskator” – ang. whistleblower. Dosłowne tłumaczenie dobrze oddaje w tym przypadku to, kim faktycznie jest sygnalista. A jest osobą, która dostrzegając naruszenie prawa uruchamia alarm poprzez złożenie stosownego zgłoszenia.
Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Forma zatrudnienia nie odrywa tu de facto żadnej roli. Sygnalista może być pracownikiem, zleceniobiorcą, przedsiębiorcą, stażystą, wolontariuszem lub praktykantem.
Jaki jest cel wprowadzenia ustawy o ochronie sygnalistów?
Przepisy wprowadzą przede wszystkim kompleksową ochronę dla wszystkich sygnalistów, a także ich najbliższych i innych osób powiązanych ze złożonym zgłoszeniem naruszenia prawa. Głównym celem jest zapewnienie sygnalistom narzędzi umożliwiających skuteczne składanie takich zgłoszeń oraz zagwarantowanie, że żaden z sygnalistów nie dozna jakichkolwiek negatywnych konsekwencji swoich działań. Ustawa chroni zatem przed doznaniem tzw. działań odwetowych, polegających np. na zwolnieniu z pracy, obniżeniu wynagrodzenia, odmowie udzielenia premii, mobbingu lub nękania.
Na czym polegają obowiązki przedsiębiorców wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów?
Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają powyżej 50 osób, niezależnie od ich formy zatrudnienia, są zobowiązani wprowadzić w swojej firmie pełną procedurę wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa. Procedura powinna objąć również przygotowanie efektywnych kanałów składania tych zgłoszeń. Poza tym, przedsiębiorcy muszą wyznaczyć osoby lub jednostki organizacyjne, które będą odpowiedzialne za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
Bardzo istotnym obowiązkiem przedsiębiorców będzie również dostosowanie swojej polityki przetwarzania danych osobowych do regulacji dotyczących sygnalistów. Ochrona ich danych osobowych jest zadaniem niezwykle istotnym, bo naruszenia w tym zakresie mogą być przyczyną załamania całego systemu zgłoszeń. Tożsamość sygnalisty musi być pod uważną ochroną, a jego dane mogą być ujawnione tylko ściśle określonym osobom, chyba że sygnalista wyrazi zgodę na ich opublikowanie lub ujawnienie publiczne.
Jakie problemy praktyczne mogą napotkać przedsiębiorcy?
Ochrona danych osobowych sygnalistów na pierwszy rzut oka może wydawać się standardem, jednak trzeba pamiętać, że są to regulacje szczególne wymagające wyjątkowej uwagi. Regulacje RODO i ustawy o ochronie sygnalistów muszą stworzyć zharmonizowaną całość. Wdrożenie tych regulacji może okazać się problematyczne w szczególności w przypadku bardzo dużych firm i grup kapitałowych.
Wyzwaniem może okazać się też zaprojektowanie kanałów zgłoszeniowych dla sygnalistów w taki sposób, by zagwarantować ochronę ich tożsamości, a jednocześnie zapewnić efektywność zgłoszeń. Przedsiębiorcy powinni dostosować kanały zgłoszeniowe do charakteru swojej działalności. W tym zakresie istnieje dość szeroka swoboda, choć jest ona wprost ograniczona wymaganiami ustawy.
Niebagatelnym czynnikiem we wdrażaniu regulacji dotyczących sygnalistów jest dobra współpraca z osobami zatrudnionymi. Firmy są zobowiązane uzgodnić wewnętrzną procedurę zgłoszeń ze swoimi pracownikami. Do tego naturalnie konieczne jest jasne przekazanie informacji choćby o tym, kim są sygnaliści, jakie są ich prawa, jakie są obowiązki pracodawcy. W dalszej kolejności oczywiście istotnym będzie opublikowanie nowych mechanizmów w sposób przyjęty w danym przedsiębiorstwie, a w niektórych przypadkach również przeprowadzenie szkolenia w tym przedmiocie.
Zmiany pojawią się również w procesie rekrutacji i w kontaktach z kontrahentami biznesowymi. Oni także mogą być sygnalistami. W związku z tym, będą musieli zostać poinformowani o swoich prawach, w tym również związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych.
Czy wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów może być korzystne dla przedsiębiorców?
Tak! Poprawne wprowadzenie nowych mechanizmów dla sygnalistów może być korzystne dla firmy. Wykrywane naruszenia prawa będą mogły być unicestwiane. Zakres możliwych zgłoszeń jest bardzo szeroki i obejmuje działania niezgodne z prawem lub mające na celu jego obejście takie jak korupcja, nieprawidłowości w zamówieniach publicznych, zagrożenia w zakresie bezpieczeństwa świadczonych usług lub produkowanych towarów albo w zakresie bezpieczeństwa sieci i danych firmy.
Diagnoza istniejących nieprawidłowości umożliwi przedsiębiorcom wyjaśnienie okoliczności sprawy i podjęcie działań następczych. Oznacza to, że będą oni uprawnieni do tego, by naprawić błędy w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. I to co do zasady według własnych decyzji, a nie narzuconych odgórnie przez określony organ administracji publicznej, chyba że przedmiotem naruszenia będzie przestępstwo lub wykroczenie.
Przedsiębiorco, rozpocznij wdrażanie przepisów o sygnalistach już teraz!
Jak wspomniano, do wdrożenia nowych przepisów zobowiązany jest każdy przedsiębiorca zatrudniający przynajmniej 50 osób, niezależnie od formy ich zatrudnienia. Ustawa o ochronie sygnalistów wejdzie w życie w ciągu 3 miesięcy od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Przewidywania wskazują zatem, że przedsiębiorcy będą musieli sprostać nowym wyzwaniom w krótkim czasie, przypadającym na okres wakacyjny. Prawdopodobnie termin na wdrożenie regulacji przypadnie na przełom września i października. Dokładna data nie jest jeszcze znana, gdyż ustawa oczekuje nadal na opublikowanie.
Skontaktuj się z nami!